Facultad de Ingeniería inaugura exitosamente sistema de información que fortalecerá la gestión académica y administrativa

Esta nueva herramienta ha sido diseñada para transitar a un gobierno TI y mejorar la gestión interna, avanzando en excelencia y trazabilidad. Es un sistema auditable, escalable e interconectado.

Una nueva manera de llevar a cabo la gestión administrativa es lo que busca garantizar la recién inaugurada Plataforma SIGA, una innovación de base científico tecnológica aplicada a la administración pública, que permitirá asegurar un acceso oportuno a la información de funcionarios/as, docentes y académicos/as de la Facultad de Ingeniería.

Esta plataforma se alinea con el Eje de Desarrollo Tecnológico, Innovación y Emprendimiento de la FING, en el marco de la estrategia que busca “desarrollar la infraestructura y asegurar el uso de tecnologías pertinentes a los desafíos de la próxima década”. Otro importante antecedente es la implementación de la Ley 21.180 relativa a la Transformación Digital del Estado y el Desafío de un Gobierno TI y una gestión eficiente que se ha propuesto la actual decanatura, cuyo esfuerzo es avanzar hacia el “cero papel”.

El Sistema de Gestión de la Actividad Académico Administrativa (SIGA) ha sido desarrollado por la Secretaría Académica desde el año 2020. Su propósito es administrar información asociada a la normativa interna y externa de la Universidad; la vida funcionaria de los tres estamentos y la actividad académica, entregando autonomía a autoridades, académicos y jefes administrativos, quienes a través de perfiles autogestionables podrán alimentar el sitio con data estratégica.

El lanzamiento se llevó a cabo en dos instancias. La primera se realizó el 12 de agosto y fue presidida por el decano, Dr. Cristian Vargas Riquelme, reunión en la que además estuvieron las y los jefes administrativos de la FING. La segunda contó con la presencia de académicos y académicas de jerarquía asistente. Ambas instancias tuvieron la participación de la Secretaria Académica de la Unidad Mayor, Dra. María Teresa Santander y el equipo que lideró el proyecto.

Módulo “Hoja de Vida”

Este módulo es una herramienta de apoyo a la gestión, que permite registrar y administrar la información y los documentos relativos al personal y su vida funcionaria. Además, busca disminuir el gran volumen de archivo físico, a través de procesos de gestión documental, junto con evitar el riesgo de pérdida de información por condiciones de almacenamiento, transformándose en un respaldo digital estandarizado y con trazabilidad.

Este sistema cuenta con roles estratégicos para la administración de datos, acciones y permisos. Éstos fueron diseñados en función de los distintos cargos de la Facultad y en específico, en este módulo, asociados a las y los Jefes administrativos. Actualmente, se han creado perfiles para cada uno de ellos/as y se espera que, a través de su uso, el sistema se robustezca y se transforme en una herramienta de apoyo a su gestión diaria.

Respecto a esta presentación, la Jefa administrativa del Departamento de Ingeniería Industrial, Edith Meneses, observó que esta Plataforma será de gran utilidad para optimizar los tiempos de gestión documental y señaló que es un entorno amigable y de fácil uso.

A su vez, Juan Pablo Soublette, Jefe administrativo de Ingeniería Civil Biomédica, destacó la disminución de papel que trae consigo el uso de SIGA, puesto que hacía que los procesos fuesen más lentos, engorrosos y sujetos a error. “El hecho de que pueda digitalizarse toda la información y mantenerse en línea lo hace más práctico. Es una plataforma intuitiva y súper adecuada a los tiempos actuales”.

Módulo “Mi actividad académica”

Por su parte, este módulo busca gestionar integralmente la información que caracteriza el perfil de cada académico/a. Contempla las actividades verificables que ha realizado cada uno/a a lo largo de su trayectoria en la Universidad de Santiago, generando indicadores para su unidad académica correspondiente. Es autogestionable y su diseño se pensó en función de las dimensiones de desempeño académico, de acuerdo con el decreto N°26 de 1986.

Juan Iturbe, gestor de SIGA y académico del Departamento de Ingeniería Informática, destacó el impacto positivo de este desarrollo tecnológico en la tramitación de documentos e información. Explicó que el proceso implicó un exhaustivo análisis normativo, documental y de tecnología, consolidando procesos y tecnologías previamente desarticulados. Este esfuerzo ha culminado en una plataforma ágil y robusta, optimizando la gestión de trámites y facilitando la integración de diferentes áreas.

La académica del Departamento de Ingeniería Eléctrica, Ingeborg Mahla, evaluó positivamente esta innovación, señalando que “esta iniciativa de digitalización es fundamental, no solo para evitar la pérdida de documentos importantes y ayudar a los académicos a organizar sus antecedentes, sino también para asegurar que toda la actividad universitaria quede registrada y respaldada, lo que contribuye al posicionamiento y la influencia de la universidad en la sociedad”.

Finalmente, el Decano Vargas, enfatizó en la trascendencia de esta nueva plataforma, subrayando que este hito marca un precedente para la administración pública. “Esta herramienta moderniza nuestra gestión documental y mejora el acceso y organización de la información académica y administrativa. Además, este sistema se alinea con la transformación digital del Estado, garantizando una mayor eficiencia y transparencia”.

Con este lanzamiento, la Facultad de Ingeniería avanza hacia la consolidación de un gobierno TI y a una gobernanza de datos eficiente, en consonancia las exigencias administrativas de la actualidad.

Por: Catalina Águila V.